COMMUNICATION

Martin Handoko

NIM : 2010145004

KOMUNIKASI

Komunikasi adalah kegiatan pertukaran ide dan gagasan. Dalam komunikasi akan selalu ada unsur komunikator, pesan, media, komunikan, dan umpan balik. Unsur-unsur ini yang memegang peranan penting dalam sukses tidaknya penyampaian pesan.

1)      Unsur - unsur di dalam berkomunikasi adalah sebagai berikut :

1.      Komunikator, orang yang menyampaikan pesan.

2.      Pesan, ide atau gagasan yang diberikan.

3.      Media, sarana atau saluran komunikasi.

4.      Komunikan, pendengar atau pihak yang menerima pesan.

5.      Umpan balik, respons dari komunikan terhadap pesan yang diterimanya.

2)    Aspek yang membuat efek komunikasi menjadi efektif dari atasan ke bawahan adalah :

     

      Aspek penting dalam komunikasi efektif ialah respons dari komunikan. Ketika komunikan memahami pesan yang disampaikan, responsnya pun akan sesuai dengan tujuan dan harapan komunikator. Namun, dalam praktiknya, pesan kerap kali menjadi aspek penting, atau dalam pepatah berarti “the medium is the message”. Ide atau gagasan (content) sering kali gagal sampai manakala sarana komunikasinya salah sasaran.

v  Aspek - Aspek Komunikasi yang Efektif 
Sedikitnya ada lima aspek yang harus dipahami dalam membangun komunikasi yang efektif , yaitu : 

1. Kejelasan ( clarity ) : Bahasa maupun informasi yang disampaikan harus jelas . Kapan kita menggunakan kata ini , anu , dan sejenisnya , maka akan menyebabkan ketidakjelasan terkait dengan pesan yang disampaikan . Hal ini akan menyebabkan munculnya salah tafsir , salah persepsi , dan sebagainya .
2. Ketepatan ( accuracy ) : Bahasa dan informasi yang disampaikan harus benar - benar akurat dan tepat . Bahasa yang digunakan harus sesuai dan informasi yang disampaikan harus benar . Artinya sesuai dengan apa yang sesungguhnya ingin disampaikan . Bisa saja informasi yang ingin kita sampaikan belum tentu kebenarannya , tetapi apa yang kita sampaikan benar - benar apa yang memang kita ketahui . Inilah yang dimaksud akurat di sini .
3. Konteks ( CONTEX ) : Bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan kondisi dan lingkungan di mana komunikasi itu terjadi . Bisa saja kita menggunakan bahasa dan informasi yang jelas dan tepat , tetapi karena konteksnya tidak tepat maka reaksi yang kita terima tidak sesuai dengan yang diharapkan .
4. Alur ( flow ) : Keruntutan alur bahasa dan informasi akan sangat penting dalam menjalin komunikasi yang efektif . Sewaktu kita meminjam uang misalnya , kita cenderung mengajukan kesulitan - kesulitan kita sebelum kita menyampaikan maksud kita untuk meminjam uang . Mungkin begitu juga pada saat kita pertama kali menyampaikan perasaan jatuh cinta pada seseorang .
5. Budaya ( culture ) : Aspek ini tidak saja menyangkut bahasa dan informasi , tetapi juga tatakrama atau etika . Bersalaman dengan satu tangan untuk orang sunda mungkin terkesan kurang sopan , tetapi untuk etnis lain mungkin suatu hal yang biasa .

Ketika kelima aspek tersebut di atas dapat terpenuhi dalam proses komunikasi, maka proses komunikasi yang efektif dapat terlaksana dengan baik selain juga dipengaruhi oleh faktor - faktor manusianya.

v  Berikut ini cara-cara dalam melakukan komunikasi yang efektif :

1. Menguasai ragam komunikasi : Mulai dari menulis sampai berbicara. Teknik komunikasi yang dipakai bergantung pada seperti apa sifat dari bawahan yang dihadapi. Penguasaan ragam komunikasi meminimalisasi terjadinya ketidaktepatan memakai cara komunikasi.
2. Bersikap empati : Memposisikan diri dalam situasi yang dialami bawahan. Dengan cara ini kita mampu lebih bersikap objektif dalam berkomunikasi dengan bawahan kita.
3. Terbuka : Dalam artian, bersedia untuk dikoreksi oleh bawahan kalau itu memang keliru. Siap meminta maaf jika terbukti salah.
4. Fleksibel : Dalam berkomunikasi tidak harus selalu serius dengan pembawaan gaya yang formal dan kaku. Sekali-kali memakai gaya informal dengan selipan rasa humor agar terlihat santai.
5. Lugas dan ringkas : Pergunakan kata yang to the point dan diringkas sepadat mungkin dalam susunan kata yang pendek. Pemakaian kata yang bertele-tele membuat komunikasi menjadi membosankan.
6. Memahami komunikasi non verbal: Pergunakan bahasa tubuh atau body language di dalam berkomunikasi degan bawahan. Terkadang, bahasa tubuh lebih bermakna ketimbangan bahasa verbal karena sulit dimanipulasi.
7. Pendengar yang baik : Agar bawahan mendengarkan kita pada saat kita berbicara, kita juga harus mau untuk menghargai mereka pada saat menyampaikan pendapat dengan memperhatikan atau mendengarkan dengan baik.
8. Konsisten : Tidak plin plan dan mengubah begitu saja apa yang sudah diucapkannya.
9. Egaliter : Menghilangkan sekat-sekat pembatas yang mungkin muncul. Mulai dari struktur formal (atasan-bawahan) hingga aspek kultural.

3)    Contoh Studi kasus dan solusinya :

      
CONTOH KASUS PADA SAAT ATASAN MEMBERIKAN BRIEFING KEPADA BAWAHAN YANG SERINGKALI TERJADI MISS COMMUNICATION DARI ATASAN KE BAWAHAN YANG MENYEBABKAN INSTRUKSI DARI ATASAN TIDAK DIPAHAMI OLEH BAWAHAN SECARA MAKSIMAL

Pada saat kita sebagai atasan akan memberikan suatu briefing atau instruksi kepada bawahan, tentu kita harus mempersiapkan diri terlebih dahulu. Atasan harus mempunyai pokok pembahasan yang jelas, masalah apa yang akan dibahas, atau informasi apa yang akan disampaikan. Kondisikan juga agar bawahan benar – benar telah siap untuk menerima suatu instruksi atau informasi, agar apa yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik atau dimengerti oleh bawahan. Sampaikan informasi dengan santai, jelas tapi terarah, agar bawahan dapat menangkap inti dari materi yang disampaikan. Setelah informasi disampaikan, tanyakan kepada bawahan apakah ada yang ditanyakan, agar informasi yang diterima bisa menjadi lebih jelas dan detail dengan adanya pertanyaan – pertanyaan dari bawahan tersebut. Atasan juga harus menjawab pertanyaan dengan jelas tidak bertele – tele, langsung kepada pokok jawaban yang ingin di utarakan.

      Setelah itu, apabila komunikasi tersebut untuk membahas suatu masalah, minta pendapat dari para bawahan, agar bawahan juga merasa dihargai dan mereka di dalam komunikasi tersebut juga ikut andil di dalam menentukan solusi masalah tersebut.