ORIENTASI DAN PENEMPATAN

Martin Handoko

NIM : 2010145004

“ ORIENTASI DAN PENEMPATAN “

A.   ORIENTASI

·        Adalah adalah upaya pelatihan dan pengembangan awal bagi para karyawan baru yang memberi mereka informasi mengenai perusahaan, jabatan, dan kelompok kerja.

v Orientasi terdiri dari 2 jenis, yaitu :

a)     Induksi : yaitu tahap awal dalam karyawan baru mempelajari apa yang akan dilakukan, dimana meminta bantuan, apa peraturan,dsb.

b)    Sosialisasi : yaitu proses yang berjangka lebih panjang dimana karyawan baru mempelajari norma-norma sistem nilai, dan pola perilaku yang diisyaratkan oleh organisasi dan kelompok.

v Tujuan orientasi diantaranya adalah :

a)     Mempelajari prosedur pekerjaan.

b)    Penjalinan hubungan dengan perusahaan.

c)     Memberikan karyawan perasaan memiliki dengan memperlihatkan bagaimana pekerjaan mereka sejalan dengan keseluruhan organisasi.

d)    Mengurangi jumlah stres dan kegelisahan yang dialami oleh karyawan baru.

e)     Mengurangi biaya start-up.

f)      Memberi tahu peran mereka masing-masing.

g)     Menginformasikan mengenai organisasi dan kebijakannya.

h)    Memperkenalkan dengan rekan-rekan kerja mereka.

v Format orientasi bersifat unik untuk setiap perusahaan. Namun beberapa kegunaan dasar diuraikan sebagai berikut:

a)     Situasi kerja. Karyawan baru perlu mengetahui bagaimana jabatannya diselaraskan ke dalam struktur organisasi dan tujuan-tujuan perusahaan.

b)    Kebijakan dan Aturan Perusahaan. Para karyawan harus memahami kebijakan-kebijakan dan aturan-aturan yang terkait dengan jabatannya masing-masing.

c)     Kompensasi. Para karyawan memiliki minat khusus dalam memperoleh informasi mengenai sistem imbalan.

d)    Budaya Perusahaan. Budaya perusahaan mencerminkan panduan perilaku bagi para karyawan yang meliputi segala sesuatu mulai dari cara berpakaian hingga cara berbicara.

e)     Keanggotaan Tim. Kemampuan dan kemauan seorang karyawan baru untuk bekerja dan berkontribusi dalam tim perlu diperkuat.

f)      Pengembangan Karyawan.  Para karyawan perlu disadarkan akan pentingnya kemampuan untuk menguasai pengetahuan dan keterampilan yang terus-menerus berubah.

g)     Sosialisasi. Untuk mengurangi kecemasan yang mungkin dialami para karyawan baru, perusahaan harus mengambil langkah-langkah untuk mengintegrasikan mereka ke dalam organisasi informal.

v Topik-Topik Orientasi yaitu :

a)    Isu-Isu Organisasional :

·        Sejarah

·        Organisasai

·        Nama dan jabatan para eksekutif utama

·        Jabatan dan departemen karyawan

·        Denah fasilitas fisik

·        Masa percobaan

·        Produk atau jasa yang dihasilkan

·        Tinjauan proses produksi

·        Kebijakan dan peraturan perusahaan

·        Peraturan kedisiplinan

·        Buku saku karyawan

·        Prosedur dan penegakan keselamatan

b)    Hak-Hak Karyawan :

·        Skala bayaran dan waktu bayaran

·        Cuti dan libur

·        Waktu istirahat

·        Tunjangan pelatihan dan pendidikan

·        Konseling

·        Tunjangan asuransi

·        Program pensiun

·        Layanan-layanan organisasi bagi karyawan

·        Program rehabilitasi

c)     Perkenalan :

·        Dengan atasan

·        Dengan rekan-rekan kerja

·        Dengan pelatih

·        Dengan penasihat karyawan

d)    Jabatan :

·        Lokasi

·        Tugas-tugas

·        Persyaratan keselamatan

·        Tinjauan jabatan

·        Tujuan

·        Hubungan dengan jabatan-jabatan lainnya

v Manfaat Program Orientasi yaitu :

1.     Mengurangi kecemasan karyawan

2.     Karyawan baru bisa mempelajari tugasnya dengan lebih baik

3.     Karyawan memiliki ekspektasi yang lebih realistis mengenai pekerjaannya

4.     Mencegah pengaruh buruk dari rekan kerja atau atasan yang kurang mendukung

5.     Karyawan baru menjadi lebih mandiri

6.     Karyawan baru bekerja dengan lebih baik

7.     Mengurangi kecenderungan karyawan baru untuk mengundurkan diri dari pekerjaan.

v Hal - hal berikut tentang pegawai baru :

1.     Hari-hari pertama di tempat kerja merupakan hari hari yang mencemaskan dan menganggu perasaan.

2.     Praktek-praktek “prabakti karyawan baru” oleh teman sekerja turut meningkatkan rasa cemas.

3.     Rasa cemas berangsur hilang dengan proses training

4.     Karyawan baru yang berhenti bekerja terutama disebabkan oleh rasa cemas ini.

5.     Karyawan baru enggan membicarakan masalah itu dengan supervisor mereka.

v Orientasi karyawan bertujuan untuk memperkecil masalah-masalah seperti itu. Maksud dari upaya ini adalah memperkenalkan karyawan baru dengan perusahaan, membantu mereka untuk saling mengenal dan saling bekerjasama.

B.   PENEMPATAN KARYAWAN

·        Adalah penugasan (assignment) atau penugasan kembali (reassignment) seorang karyawan pada sebuah jabatan baru.

v Jenis-Jenis Penempatan yaitu :

1.     Promosi : Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang lebih tinggi, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya. Ada dua jenis promosi, yaitu :

·        Berdasarkan prestasi

·        Berdasarkan senioritas

2.     Transfer : Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang setara, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya.

3.     Demosi : Karyawan dipindahkan ke posisi lain yang lebih rendah, baik dari segi bayaran, tanggung jawab, dan/atau level organisasionalnya.

v Faktor Faktor yang Mempengaruhi Penempatan Karyawan yaitu :

a)    Pertumbuhan Perusahaan

Pertumbuhan bisnis menyebabkan terjadinya pengisian posisi pekerjaan baru, baik melalui promosi karyawan yang sudah ada atau yang baru sama sekali. Adanya pengaruh ekspansi bisnis yang mampu mencipatakan posisi pekerjaan baru.

b)     Reorganisasi

Sebuah restrukturisasi dari perusahaan akan menghasilkan jenis yang beragm dalam hal kegiatan – kegiatan personal, misalnya jika terjadi merger dan reorganisasi perusahaan. Pembelian /penjualan perusahaan merger dengan perusahaan lain akan mempengaruhi aktivitas departemen SDM, seperti rancangan pekerjaan, kompensasi, manfaat, hubungan pekerja, dan program pensiun dini. Hal ini akan mempengaruhi keputusan penempatan karyawan.

c)     Kecenderungan Ekonomi Umum

Satu konsekuensi dari pengaruh menurunnya pertumbuhan ekonomi adalah secara signifikan akan menurunkan ketersediaan pekerjaan, baik bagi mereka/karyawan yang permanen dan temporer serta sekaligus bagi pencari kerja. Resesi ekonomi akan mengakibatkan terjadinya pengangguran besar-besaran. Sebaliknya, jika kondisi ekonomi membaik maka departemen SDM akan proaktif melakukan kegiatannya, seperti promosi, rekrutmen dan seleksi karyawan baru.

d)    Atrisi

Atrisi merupakan pengurangan karyawan yang disebabkan terjadinya terminasi, pengunduran diri, pengalihan keluar dari unit bisnis, dan meninggal. Secara khusus program pensiun dini telah meningkat selama terjadinya penurunan aktivitas usaha dan kelambanan aktivitas ekonomi, sehingga karyawan berada pada posisi tertekan dan terjadi pemangkasan kelebihan karyawan (rasionalisai).

v Kaitan Penempatan dengan Orientasi adalah :

A.   Meskipun dalam promosi, transfer, maupun demosi yang ditempatkan adalah para karyawan yang telah bekerja di perusahaan (bukan karyawan baru), namun mereka tetap perlu menjalani orientasi terkait dengan jabatannya yang baru.

B.   Memang para karyawan tersebut bisa jadi sudah memahami dengan baik mengenai aspek-aspek umum perusahaan, seperti strategi, kompensasi, peraturan, dan sebagainya. Namun mereka sedikit banyak pasti mengalami kecemasan terkait masalah interpersonal dan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan barunya.

Ø Contoh Program Orientasi Untuk Karyawan Baru :

1.     Training untuk pengenalan profil Perusahaan:

·         Sejarah Perusahaan

·         Norma & tradisi Perusahaan

·         Kebijakan perusahaan

·         Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan

·         Struktur, Otoritas & Tanggung Jawab

·         Standar Operation Procedure perusahaan dan bagian tertentu yang relevan

·         Iklim kerja termasuk hubungan dengan sesama karyawan & atasan

2.     Peraturan Perusahaan dan hal-hal penting lainnya :

·         Disiplin & tata tertib

·         Prosedur penggajian

·         Transportasi dari dan ke perusahaan

·         Jam masuk & pulang kantor

3.     Pengurusan hak-hak dan fasilitas karyawan yang mesti diberikan

·         Gaji

·         Pakaian seragam kerja

·         Tempat & ruang kerja dan peralatannya

·         Pemeliharaan Kesehatan

·         Fasilitas jabatan

STAFFING : REKRUTMEN & SELEKSI

Martin Handoko

NIM : 2010145004

STAFFING : REKRUTMENT & SELEKSI

1)    Resume secara detail materi tentang Staffing !

A.   Rekrutment :

     Suatu proses pencarian tenaga kerja yang dibutuhkan oleh suatu organisasi, yang disesuaikan dengan rencana dan kebutuhan organisasi dalam jangka waktu tertentu untuk mengisi posisi di dalam organisasi tersebut demi kelancaran operasional organisasi.

B.   Seleksi :

     Proses pemilihan seorang atau beberapa orang calon karyawan dari kelompok pelamar yang paling sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mengisi suatu posisi di dalam organisasi tersebut.

v Metode perekrutan karyawan dibagi menjadi 2 bentuk, yaitu :

1)    REKRUTMEN INTERNAL :

           Metode perekrutan karyawan yang dilakukan di dalam lingkup internal organisasi, meliputi penataran/upgrading, pemindahan/mutasi, pengangkatan jabatan melalui promosi, penempatan pekerjaan melalui bulletin/papan, dan inventarisasi keahlian pengumuman.

Ø Keuntungan Rekrutmen Internal :

1)    Biaya relatif murah, karena tidak perlu proses seleksi seperti rekrutmen external.

2)    Organisasi mengetahui  pekerja yang memiliki kemampuan untuk jabatan yang kosong.

3)    Pekerja memiliki motivasi yang tinggi krn mengetahui kemungkinan peningkatan

4)    Pengembangan karier jelas

5)    Pekerja telah memahami secara baik kebijakan, prosedur, ketentuan dan kebiasaan organisasi.

Ø Kerugian Rekrutmen Internal :

1)    Tidak  selalu memberikan perspektif baru.

2)    Pekerja yang dipromosikan akrab dengan bawahannya sehingga sulit menjalankan kewenangan dan kekuasaannya.

2) REKRUTMEN EKSTERNAL :

       Metode perekrutan karyawan yang dilakukan di luar lingkup organisasi, meliputi media cetak/elektronik, badan penyalur tenaga kerja, lembaga pendidikan, job fairs, on line, dan lain-lain.

Ø Keuntungan Rekrutmen Eksternal :

1)    Memiliki gagasan dan pendekatan baru

2)    Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan spesifikasi pengalaman

3)    Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam perusahaan yang sekarang.

Ø Kerugian Rekrutmen Eksternal :

1.     Keterbatasan keteraturan antara karyawan dengan perusahaan.

2.     Moral dan komitmen karyawan rendah

3.     Periode penyesuaian yang relatif lama.

v Alternatif Rekrutmen I (mengingat biaya cukup mahal dari proses wawancara, fee agen, relokasi) :

1)    Outsourcing :Menyewa tenaga luar melalui perusahaan lain/agent untuk mengerjakan tugas internal perusahaan.

2)    Tenaga kerja lepas : Pekerja paruh waktu, temporer, kontraktor lepas.(menguntungkan perusahaan karena flexibel dan biaya buruh lebih rendah).

       Alasan perusahaan menggunakan tenaga lepas seperti ini: karena fluktuasi musim per proyek, mendapat tenaga ahli tertentu, tidak mau menambah pegawai tetap, dan pertumbuhan pesat diluar perhitungan.

v Alternatif Rekrutmen II :

1)    Professional Employer Organization (PEO) (Employee Leasing) : PEO mengurus hal-hal administratif berkaitan dengan pekerja termasuk kompensasi dan merekrut.

2)    Lembur dengan ketentuan sesuai UU tenaga kerja.

SELEKSI

Faktor lingkungan yang mempengaruhi proses seleksi

1)    Fungsi SDM lain : seperti standar kompensasi.

2)    Pertimbangan hukum : persentase wanita, non diskriminasi, peraturan tenaga kerja.

3)    Waktu yang dimiliki untuk mengambil keputusan (pendek,waktu panjang).

4)    Hirarki organisasi.

5)    Tipe organisasi: pemerintah, swasta, LSM.

6)    Kwalitas pelamar.

Faktor yang mempengaruhi seleksi

               1)    Jumlah, komposisi dan ketersediaan tenaga kerja.

a.     Dipengaruhi ekonomi, sosial, politik

b.     Undersupply vs oversupply tenaga kerja

c.      Unqualifed    vs qualified employee

               2)    Ratio seleksi =    # pelamar yang diterima  

                                          # total pelamar

PROSES SELEKSI :

1)    Wawancara awal :  Mengeliminasi pelamar yang tidak memenuhi persyaratan.(misal harus S1 Hotel Management ).

a)    Cara wawancara melalui telpon/dengan di rekam.

2)    Review lamaran dan Resume :

a)    Untuk memeriksa kecocokan individu dengan posisi yang akan di isi, kelengkapan data.

b)    Selain riwayat hidup, ringkasan tujuan karir, tugas pada pekerjaan terdahulu.

3)    Tes Seleksi: untuk memperkirakan kemampuan kinerja, identifikasi sikap atau keahlian tertentu yang tidak terlihat pada waktu wawancara dilakukan.

4)    Jenis test :

a)     Cognitif test : Kemampuan Psikomotor, test pengetahuan mengenai pekerjaan, tes kepribadian, test kesehatan, analisa tulisan tangan, dll.

b)    Wawancara kerja: Percakapan yang lebih terarah, bertukar informasi antara pewawancara dan calon pekerja.

c)     Meneliti periksa silang  latar belakang : Referensi dari seseorang yang dapat memvalidasi informasi /latar belakang pelamar.

d)    Keputusan seleksi : Biasanya dilakukan oleh supervisor atau manager.

e)     Pemeriksaan kesehatan : Dilakukan sebelum atau setelah pegawai diterima (tergantung dari bidang pekerjaan/peraturan perusahaan)

2) Pengertian tentang Staffing ( dengan  kasus) !

·        Staffing : Rangkaian proses dan upaya untuk memperoleh, mengembangkan, memotivasi, serta mengevaluasi keseluruhan SDM yang diperlukan dalam organisasi dalam mencapai tujuannya. Mencakup mulai dari bagaimana mencari dan memilih SDM yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh organisasi, memanfaatkan SDM yang diperoleh dengan mempertahankan dan meningkatkan kualitas mereka untuk memberi daya guna maksimal kepada organisasi, hingga mempersiapkan manakala SDM tersebut yang ada sudah tidak memenuhi kualifikasi yang diperlukan (baik karena batas usia, reorganisasi, atau karena hal-hal lain.

·        Sebagai contoh ada suatu hotel yang mencari staff untuk Front Office di bagian Reception, maka HRD hotel akan mencari calon karyawan yang sesuai dengan kriteria yang sudah disesuaikan dengan kualifikasi yang dibutuhkan untuk menjadi seorang Reception, maka HRD akan menyeleksi calon pelamar yang paling sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan dari sejumlah pelamar, setelah itu akan dilakukan beberapa test seperti test interview, test praktek dan lain sebagainya. Setelah ditemukan calon pelamar yang sesuai dan yang terbaik, maka setelah pelamar tersebut diangkat menjadi karyawan, HRD harus bisa untuk membantu karyawan baru tersebut untuk dapat cepat beradaptasi melalui proses perkenalan dengan karyawan lama, pengenalan area/fasilitas hotel, SOP di hotel dan beberapa ketentuan di dalam bekerja,  setelah itu dilakukan beberapa kali proses internal training agar kualitas kerja dari karyawan terus meningkat agar membuat hotel menjadi terus maju dan berkembang karena memiliki karyawan yang berkualitas di dalam bekerja.

3) Perekrutan Internal dan Eksternal !

Ø Perekrutan Internal : Proses perekrutan karyawan untuk mengisi suatu jabatan/posisi di dalam perusahaan yang dilakukan di dalam ruang lingkup perusahaan dengan memberdayakan karyawan internal perusahaan tersebut. Meliputi pengangkatan posisi karyawan melalui promosi /pemindahan posisi karyawan atau mutasi. Dengan perekrutan internal, perusahaan sudah mengetahui kualitas kerja dan loyalitas dari karyawan tersebut, dan karyawan juga akan terus berusaha bekerja dengan profesional karena perusahaan akan terus menaikkan jabatan karyawannya sendiri apabila karyawan tersebut cocok/sesuai untuk mengisi jabatan yang lebih tinggi dalam lingkup internal perusahaan. Metode ini juga membantu perusahaan karena karyawan tersebut sudah memahami dengan baik lingkungan kerja dari perusahaan sehingga proses adaptasi dilakukan hanya untuk beradaptasi dengan tugas yang baru, jadi tidak membuang-buang waktu dari perusahaan untuk dapat beroperasional dengan baik.

Ø Perekrutan Eksternal : Proses perekrutan karyawan yang dilakukan di lingkungan luar/eksternal dari perusahaan. Dengan metode ini, perusahaan akan memperoleh tenaga kerja yang baru dan dengan pemikiran/kreatifitas yang baru untuk dapat menghasilkan sesuatu yang berbeda dari sebelumnya bagi perusahaan, dan juga karyawan baru biasanya akan bekerja dengan profesional dan disiplin karena sangat patuh dengan peraturan atau SOP dari perusahaan baru tempatnya bekerja. Biasanya calon karyawan dengan metode ini di dapatkan melalui job fairs, lulusan dari lembaga pendidikan, media cetak maupun elektronik, dan juga rekomendasi dari karyawan internal perusahaan tersebut. Akan tetapi untuk karyawan baru harus dibantu untuk dapat cepat beradaptasi dengan lingkungan baru tempatnya bekerja, diperkenalkan dengan SOP perusahaan, agar tidak terlalu berdampak pada kelancaran operasional dari perusahaan itu sendiri.

4) Proses Perekrutan dan Seleksi yang diadakan di HRD !

a)    Persiapan

Proses persiapan meliputi perencanaan atau planning akan sebuah kebutuhan SDM yang mungkin dibutuhkan oleh perusahaan. Dalam membuat sebuah planning, HRD perlu menganalisis terlebih dahulu pekerjaan apa sajakah yang memerlukan keberadaan karyawan. Nantinya hasil analisis ini akan dibedakan menjadi tiga garis besar, yaitu isi pekerjaan/content, lingkup pekerjaan/scope, dan klasifikasi pekerjaan.

b)    Rekrutmen Tenaga Kerja

Proses pencarian calon atau kandidat tenaga kerja baru, baik itu untuk buruh, karyawan maupun manager sebagai langkah pemenuhan kebutuhan SDM dalam organisasi atau perusahaan. Dalam tahapan ini HRD akan melakukan analisis jabatan kosong, lalu membuat deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

c)     Seleksi Tenaga Kerja

Proses ini dilakukan setelah melakukan penyortiran lamaran dan CV yang masuk ke perusahaan, lalu mengadakan seleksi dengan mengadakan semacam tes tertulis.setelah itu kandidat yang lolos akan melalui tes wawancara, baru setelah itu HRD dapat membuat keputusan calon mana yang cocok untuk mengisi posisi di dalam perusahaan tersebut.

Tahapan di dalam proses pencarian calon karyawan :

Pelamar Terekrut à Wawancara Awal à Review Resume/Lamaran à Test à Wawancara Kerja à Cek Latar Belakang à Keputusan Seleksi à Pemeriksaan Fisik à Individu Dipekerjakan