Manajemen Sumber Daya Manusia

Martin Handoko

NIM : 2010145004

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

1.    Apa yang dimaksud dengan perencanaan SDM ? 

          Perencanaan SDM adalah suatu proses sistematis yang digunakan untuk memprediksi kebutuhan dan penyediaan SDM di masa yang akan datang di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Hal ini berhubungan dengan perencanaan perusahaan / organisasi sehingga jumlah dan kriteria SDM yang dibutuhkan dalam setiap periode tertentu bisa di dapatkan, agar tujuan dari perusahaan dapat tercapai dengan direncanakannya perekrutan calon karyawan yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan di dalam perusahaan tersebut.

2.    Sebutkan dan jelaskan ruang lingkup perencanaan SDM!

a)    Tujuan Perencanaan SDM

         Tujuan dari perencanaan SDM adalah sangat penting untuk memastikan bahwa operasional perusahaan dapat terlaksana dengan baik. Ketika diramalkan ada kekurangan dibandingkan kebutuhan, maka perusahaan dapat melakukan perekrutan pegawai baru, promosi, dan transfer secara produktif sehingga tidak mengganggu kegiatan perusahaan. Tindakan-tindakan yang akan dilakukan harus direncanakan sebelumnya untuk memastikan atau meminimalkan gangguan pada rencana-rencana perusahaan. Jika jumlah pegawai lebih besar dari pada kebutuhan, itu mengindikasikan bahwa perusahaan kurang baik memanfaatkan sumber daya manusianya dan sebaliknya. Tujuan dari perencanaan SDM sendiri yaitu :

1)    Untuk menetukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi jabatan-jabatan di dalam perusahaan.

2)    Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja dalam setiap periode, agar tugas di posisi tersebut selalu ada yang mengerjakan.

3)    Untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

4)    Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.

5)    Untuk menghindari kekurangan atau kelebihan karyawan.

b)    Langkah-langkah Perencanaan SDM

          Langkah-langkah perencanaan SDM adalah apa saja yang akan dilakukan dalam rangka untuk membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya dari aspek sumber daya manusia, dan fokus perhatian perencanaan SDM ditujukan pada proses perkiraan dan penentuan kebutuhan SDM di masa depan di dalam perusahaan tersebut. Langkah-langkah tersebut di antaranya :

1)    Analisis beberapa faktor penyebab perubahan kebutuhan sumber daya manusia.

2)    Menentukan SDM yang sedang dibutuhkan.

3)    Menentukan SDM yang dibutuhkan untuk masa yang akan datang.

4)    Anasisis ketersediaan SDM dan kemampuan perusahaan.

c)     Pelaksanaan Perencanaan SDM

          Pelaksanaan perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dan data, informasi, perkiraan dan perencanaan yang baik. Dengan dilakukannya hal tersebut maka resiko relatif kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu, dan juga data dan informasinya harus akurat, serta analisis yang baik dan benar agar tepat sesuai dengan yang direncanakan.

d)    Sistem Perencanaan SDM

          Perencanaan baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika informasi tentang  job analisis, organisasi, dan situasi persediaan SDM telah diketahui. Sistem perencanaan SDM pada dasarnya meliputi prakiraan (estimasi) pemintaan/ kebutuhan dan penawaran/ penyediaan SDM.  Estimasi permintaan SDM dapat dibagi dengan dua cara, yakni:

1)    Estimasi suplai internal

Hal ini dilakukan untuk menghitung karyawan yang ada, tapi juga mengaudit untuk mengevaluasi kemampuan-kemampuan mereka.

2)    Estimasi suplai external

Tidak setiap lowongan yang dipenuhi terdapat langsung persediaan SDM. Kebutuhan SDM yang harus dipenuhi dari sumber suplai eksternal dapat diperoleh dengan menganalisis pasar tenaga kerja (labor market). Selain perlu perbaikan trend kondisi kependudukan (demografi) dan sikap masyarakat terhadap perusahaan/lembaga lainnya. 

e)     Metode Perencanaan SDM

          Metode perencanaan SDM dibagi menjadi 2, yaitu metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman, inajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaannya saja. Metode ilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan perkiraan dari perencanaannya. Perencanaan SDM semacam ini resikonya relatif kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu. 

3. Kenapa perencanaan SDM sangat diperlukan oleh organisasi, khususnya bagian HRD ?

          Karena SDM adalah faktor yang sangat penting bagi kelangsungan sebuah organisasi, sehingga diperlukan perencanaan yang tepat untuk mencari calon karyawan/SDM yang sesuai dengan kebutuhan dan juga tujuan dari organisasi. Karena apabila tidak ada perencanaan SDM, maka sebuah organisasi akan sulit untuk mencapai tujuan atau keberhasilan karena mengangkat karyawan yang tidak tepat/tidak sesuai dengan kebutuhan dari organisasi. Dan karena tugas utama dari HRD antara lain adalah merekrut calon karyawan, maka HRD harus mempunyai perencanaan-perencanaan SDM yang tepat, agar pada saat mulai awal proses dari pencarian calon karyawan, bisa dicari calon karyawan yang sesuai dengan kebutuhan dari organisasi, yang tentu saja harus calon karyawan dengan kualitas yang baik atau ahli di bidang yang nanti akan dikerjakan setelah calon karyawan tersebut diangkat menjadi karyawan di dalam organisasi tersebut.

          Selain itu perencaan SDM diperlukan agar HRD mengetahui dengan pasti calon karyawan seperti  apa yang dibutuhkan dan untuk posisi apa di dalam organisasi tersebut, agar tidak terjadi pengangkatan karyawan, akan tetapi ternyata karyawan tersebut diangkat di posisi yang sebenarnya tidak sedang dibutuhkan oleh organisasi tersebut, yang tentu saja hal ini akan menyebabkan tidak maksimalnya pemanfaatan SDM di dalam organisasi, yang tentu merugikan bagi organisasi karena harus membayar karyawan yang sebenarnya tidak sedang dibutuhkan untuk menduduki posisi tersebut di dalam organisasi. Dan perencanaan SDM juga sangat penting untuk pengendalian jenis dan jumlah karyawan di dalam organisasi agar tidak terjadi terlalu banyak karyawan tetapi produktifitas organisasi tidak maksimal karena karyawan yang mengisi posisi yang salah / tidak sedang dibutuhkan di organisasi.

4.    Kenapa perencanaan SDM melibatkan lingkungan  eksternal ?

                Karena perubahan-perubahan lingkungan eksternal sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang. Contohnya antara lain :

a)    Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diprediksi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.

b)    Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai peranan penting pada perencanaan SDM melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.

c)     Para pesaing merupakan suatu tantangan eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan SDM di dalam organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya manusia.